Ieder collegelid krijgt een maandelijkse onkostenvergoeding. Dat is een wettelijke regeling die in iedere gemeente geldt en is vastgelegd in de betreffende rechtspositiebesluiten. Voor de collegeleden in Helmond is dat een bedrag van circa € 315,00 netto (€ 655,90 bruto). Dit bedrag kent verschillende kostenposten zoals vakliteratuur, bureaukosten en porti- en telefoon (thuis), representatieve ontvangsten aan huis, individuele consumpties buiten de werkplek, partijpolitieke kosten, kleding, e.d. Op bladzijde 15 t/m 17 van het BDO-rapport (pdf) is dat nader toegelicht. Het is niet toegestaan om kosten die hier zijn opgesomd, op andere wijze te declareren. Daarnaast wordt een vaste vergoeding van € 45,38 per maand ontvangen voor reiskosten binnen de gemeente.
Verder kent de gemeente bedrijfsvoeringskosten en bestuurskosten.
Zoals uitgelegd op pagina 17 van de feitenrapportage van BDO gaat het bij bedrijfsvoeringskosten om voorzieningen die nodig zijn om het werk te kunnen uitoefenen en die vanuit de gemeente worden geïnitieerd en gefinancierd, waaronder het ontvangen van delegaties, visitekaartjes, functionele relatiegeschenken, kantoorbenodigdheden, pantryvoorzieningen, mobiele telefoonkosten, en dergelijke.
Bestuurskosten vloeien voort uit de uitoefening van het ambt; denk aan de kosten van deelname aan congressen, cursussen en opleidingen, ambtsbezoeken, functionele consumpties (inclusief lunches en diners) en dienstreizen en reis- en verblijfkosten (in binnen- en buitenland). Ook de individuele km declaraties voor dienstreizen buiten de gemeente vallen hieronder.
Noch bij bedrijfsvoeringskosten, noch bij bestuurskosten gaat het om persoonlijke onkostendeclaraties. Het zijn kosten die worden gemaakt om het ambt van wethouder of burgemeester op een goede en fatsoenlijke wijze te kunnen uitvoeren. Buiten de bovengenoemde kaders voor bedrijfsvoerings- en bestuurskosten worden er dus geen persoonlijke onkosten gedeclareerd. Immers, daarvoor is de maandelijkse onkostenvergoeding bestemd.
Ter nadere toelichting merken wij nog op dat de post “representatiekosten” als genoemd op blz. 31 van de feitenrapportage van BDO ten bedrage van € 60.933,00 voor het overgrote deel (€ 52.210,00) is gevormd door de bestuurskosten als hiervoor omschreven, zijnde (buitenlandse) dienstreizen, congressen en studiekosten alsmede functionele lunches en diners e.d. Daarin zijn ook begrepen kosten van bijeenkomsten en recepties, zoals van een afscheidsbijeenkomst voor de voorzitter Groene Peelvallei en van de ondertekening Samenwerkingsovereenkomst Helmond West. Dat kunnen ook kosten zijn die op naam zijn geboekt van de portefeuillehouder, maar feitelijk terugslaan op het college als geheel. Verder zijn onder die noemer kosten geboekt die samenhangen met specifieke projecten, zoals de bijdrage aan de borden “Slimste Regio”. Een bedrag van € 8.136,00 is opgenomen onder bedrijfsvoeringskosten voor visitekaartjes, relatiegeschenken namens de gemeente e.d.
Wij vertrouwen er op u hiermee inzicht te hebben kunnen geven in de aard van de kosten die in het BDO rapport zijn genoemd onder de (slecht gekozen) omschrijving “representatiekosten” en duidelijk te hebben kunnen maken dat daarbij sprake is van functionele gemeentelijke kosten die geen overlap hebben met de persoonlijke onkosten waarvoor de vaste onkostenvergoeding geldt.