Peeters: ”Sorry’, zei de ambtenaar achter de balie, ‘maar dit is Spaans. Ik kan dit niet lezen.” Hij schakelde met spoed een beëdigd vertaler in en meldde zich een paar dagen later opnieuw bij dezelfde ambtenaar. ‘Ik kreeg te horen dat het vertaalde document gelegaliseerd moest worden. Maar hoe dan, en door wie kon de ambtenaar mij niet vertellen. Help ons alsjeblieft, dacht ik. Maar die man weigerde verder iets te doen. Blijkbaar is het makkelijker om de regeltjes te hanteren dan om als ambtenaar verantwoordelijkheid te nemen. Verschrikkelijk bruut. Alsof je voor je lol aangifte komt doen van je overleden schoonvader.’

Voor de crematie werd opnieuw geen toestemming gegeven. ‘Mijn schoonvader moest officieel doodverklaard worden, maar ik wist niet hoe ik aan de benodigde documenten moest komen.’

Na een tip van een vriend vroeg hij de ambtenaar om zijn beslissing om geen toestemming voor de crematie te verlenen, op papier te zetten. Tegen zo’n besluit is immers beroep mogelijk. Dat hielp, zo blijkt later.

De ambtenaar geeft ‘voorlopig’ toestemming voor de crematie. ‘Dat het een voorlopige voorziening betrof, werd door hem flink benadrukt.’ Peeters trok zijn wenkbrauw even op bij die mededeling, maar verliet toen opgelucht het gemeentehuis. De familie was immers al lang blij dat Lucien twee weken na zijn overlijden eindelijk gecremeerd kon worden.

Om hem ook echt als overleden in de burgerlijke stand op te nemen, was nog steeds een gelegaliseerde akte nodig. Die wordt pas lang na de crematie via een omweg verkregen. In september, vijf maanden na zijn dood, is Lucien Verbakel officieel overleden.

Het is nog een geluk dat alleen de gemeente zo moeilijk deed, meent Peeters. ‘Alle niet-overheidsinstellingen waren heel flexibel. Hypotheek en pensioen waren zo geregeld, vaak hadden die bedrijven zelfs al aan de crematiekaart genoeg. Maar goed ook, anders had mijn schoonmoeder maanden zonder inkomen gezeten.’

Volgens Peeters beperkte de dienstdoende gemeenteambtenaar zich tot ‘risicomijdend gedrag’. ‘Die cultuur heerst er een beetje: niet je nek uitsteken. Ik had graag gewild dat hij had gezegd dat hij ook niet wist hoe hij dit op zou moeten lossen, maar dat hij me wel zou helpen het uit te zoeken.’Volgens een woordvoerder van het ministerie van Binnenlandse Zaken zijn er op het gemeentehuis van Helmond ‘menselijke fouten’ gemaakt, die niet direct het gevolg waren van absurde regels. Om de gehele ambtenarij ‘risicomijdend gedrag’ te verwijten, gaat de woordvoerder te ver.

‘Ik wil niet generaliseren, maar je moet wel beseffen dat ambtenaren die bij burgerzaken werken, juridisch aansprakelijk zijn voor wat ze doen. Zij hebben de bevoegdheid om allerlei registraties te veranderen, dus ze kunnen niet gaan zitten rommelen. In dit geval kon de ambtenaar niet doen of de regels niet bestaan.’

De gemeenteambtenaar die Peeters zo tot wanhoop dreef, heeft de regels dus correct gehanteerd. Van een aantal landen werden documenten op dat moment niet zomaar geaccepteerd, maar alleen na legalisatie door het Nederlandse consulaat. Die regel bestaat nu niet meer.

De Raad van State bepaalde dat alle landen gelijk behandeld moeten worden. Legalisatie van buitenlandse documenten is nu dus bij geen enkel land meer een vereiste. Maar ook zonder die uitspraak kun je, volgens de woordvoerder, ‘je vraagtekens bij zo’n regel zetten’.

Los van de regels, geeft hij toe, is het vervelend dat de ambtenaar zich zo formeel heeft opgesteld en geen hulp heeft aangeboden. ‘Het is heel vervelend, zeker in een emotionele zaak als deze. Dienstbaarheid is een belangrijke zaak.’