Q&A over Helmonds archief bij RHCe
Michael Rieter van Helder Helmond stelde schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders over het Helmonds archief bij het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven.
Vandaag hieronder zijn 6 vragen (Questions) voorafgegaan door zijn volledige inleiding en afsluiting. Zodra de antwoorden (Answers) van het college bekend zijn, plaatsen we die ook in zijn geheel in de reacties.
Met de overgang van SRE naar Metropoolregio verandert ook de status van RHCe (Regionaal Historisch Centrum Eindhoven). Geen hoofdzaak meer (want dat zijn Economie, Ruimte en Mobiliteit) maar ‘slechts’ vallend onder een bestuurscommissie. Óók het archief van Helmond is sinds september 2002 overgegaan naar Eindhoven terwijl nog een aantal jaren het archief nog wèl fysiek in Helmond lag. Na de daadwerkelijk verhuizing een aantal jaren later is er nog zo’n 3 tot 4 jaar een steunpunt geweest in de Helmondse (oude) bieb waar op dinsdagmiddagen de geïnteresseerde bezoekers nog voor direct contact terecht konden. Na die tijd was en is dat nog alleen mogelijk in het pand van het RHCe aan de Raifeissenstraat in Eindhoven. Dat pand gaat echter (of is al?) ook in gebruik worden genomen c.q. gedeeld worden, met het afgeslankte SRE. Voor zover we goed zijn geïnformeerd, tot zover onze historische terugblik.
Helder Helmond heeft daarom de volgende vragen:
- Klopt het dat we het hebben over in totaal zo’n 2,5 km (ongeveer 2500 meter strekkende meter) archiefstukken en bescheiden?
- Wat is het verschil in de toestand van ons archief op dit moment (november 2014) sinds september 2002 (ruim 12 jaar later)?
- Een betere toegankelijkheid met name door digitalisering was de belangrijkste reden van deze regionale samenwerking. Hoe staat het daarmee?
- Klopt het dat een deel van ons archief inmiddels ligt opgeslagen in Turnhout (België)? Hoelang is dat al? Mag dat?
- Daardoor schijnt er enorm te worden bezuinigd op depot-kosten (opslag). Profiteert Helmond óók van deze financiële voordelen?
- Voor de toekomst is er de afgelopen jaren een werkgroep geweest. Een van de onderdelen daarbij is uitvoering van achterstanden in ontsluiting, Wat zijn de resultaten voor Helmond? En hoe staat dat in verhouding met de rest van de regio?
Op een aantal vragen horen wij al wel het een en ander in de wandelgangen, maar wat zijn de officiële antwoorden?
Helder Helmond is van mening dat met de enorm toegenomen aandacht voor het Helmondse cultuurhistorische (o.a. industriele) verleden alsmede de enorme zorg die er binnen het Helmondse cultuurhistorische veld leeft t.a.v. het RHCe, de tijd nu rijp is om te onderzoeken of met de overgang van SRE naar Metropoolregio, de Helmondse archiefbescheiden, wellicht samen met die van Peelland?, terug kunnen (moeten?) komen naar Helmond. Helder Helmond zou de gevolgen van e.e.a. heel graag in beeld gebracht willen krijgen!
10 reacties:
Lijkt me geen slecht plan, alle originelen analoge media terug te vragen wanneer deze zijn gedigitaliseerd en deze te blijven bewaren in Helmond. Zodat Helmond zelf verantwoordelijk blijft voor het juist bewaren van het – gemeenschappelijk -verzameld archief, en de schuld mocht er iets mee gebeuren zoals brand, de gemeente alleen naar zichzelf kan kijken.
Geen idee hoe groot het archief is, maar misschien is het oude postkantoor de juiste bewaarplek?
:-@
@Patrick op donderdag 13 november 2014 om 09:07:
Liever niet.
CSA (Combat Sports Academy), een vechtsportschool is in het oude postkantoor gevestigd en ik hoop dat ze daar nog lang mogen blijven.
Er wordt m.i. goed hergebruik gemaakt van deze locatie en hopelijk mag deze school daar nog voorlopig blijven groeien.
Een flink deel van de stukken liggen inderdaad opgeslagen bij Euro-Archive in België. Ik heb even navraag gedaan en e.e.a. is via een Europese aanbesteding verlopen. Ik neem aan dat de specifieke vereisten die er zijn voor het bewaren van dossiers die onder de archiefwet vallen dus ook in acht genomen zijn.
Kleine tip: Dit wil je als gemeente niet zelf doen. De kosten om een pand in te richten dat voldoet aan de eisen voor langdurig te bewaren materiaal zijn dusdanig scherp dat hier ook hoge kosten aan verbonden zijn. De stukken terug naar Helmond halen is dus eigenlijk geen optie, want stervensduur.
Wat betreft het scannen, daar zijn ook lange tijd de eisen voor substitutie (het scannen van dossiers die onder de archiefwet vallen en vervolgens het origineel vernietigen) een vertragende factor geweest. Ik ben ook wel benieuwd hoe ver ze daar nu mee zijn.
Ik neem ook aan dat de minister op de hoogte is dat er dossiers van Nederlandse gemeenten in het buitenland opgeslagen liggen. Of dit wenselijk is, daar kun je over twisten.
Overigens zou je de niet langdurig te bewaren stukken wel goedkoop een stuk dichter bij huis kunnen opslaan. Ik weet toevallig dat er in bij Eindhoven Airport een archiefopslag is die dat tegen concurrerende prijzen kan. 🙂
@Michiel
ja zo’n vermoeden had ik wel, maar toch blijf ik voorstander om het archief dichter bij huis te houden, dus dan Eindhoven Airport.
@Michiel van Geel op donderdag 13 november 2014 om 16:31:
Jij bent goed op de hoogte zo te lezen. Met België is niet heel veel mis denk ik als Helmond niet gaat. Maar opslaan in Eindhoven is toch iets vertrouwder. Maar als ik het goed begrijp had het via die aanbesteding ook in Polen of Portugal of Giekenland terecht kunnen komen, en dat is minder vertrouwd denk ik.
@Lieke
Ik werk bij die concurrent in Eindhoven, vandaar de 🙂
Het is dus mijn werk om op de hoogte te zijn. Ik denk dat Polen of Portugal lastig geweest zou zijn. Het opvragen van de fysieke dossiers zou dan niet erg kosteneffectief zijn en waarschijnlijk halen ze dan ook de eisen niet voor levertijden. Overigens kan een gemeente in het kader van duurzaamheid wel sturen op opslag dicht bij huis. Er hoeven dan immers minder kilometers afgelegd te worden, wat de duurzaamheidsscore ten goede komt.
Aanbestedingen worden regelmatig zo geschreven dat ze richting een bedrijf gaan waar van tevoren al min of meer een keuze voor is gemaakt.
@Michiel van Geel op woensdag 26 november 2014 om 10:55:
Dank voor al die archiefinfo, goed om dat te weten.
Kostenbesparing doordat het Helmonds archief deels in België ligt
Vandaag gaf B&W de antwoorden op de bovenstaande vragen van Michael Rieter van Helder Helmond.
Antwoord: Het RHCe beheert sinds het besluit van de gemeenteraad van december 2001 het Helmondse archief. Dit archief stond voor 2014 op de begroting stond voor 1.496 m1.Voor ca. 700 m1 betreft het eigen (overheids-)archief (waarvoor het beheer een wettelijke basis heeft in de Archiefwet), de rest betreft particulier archief.
Antwoord: 12 jaar geleden is een Helmonds archief overgedragen dat vele malen groter was dan nu het geval. Er waren enorme achterstanden op de eigen gemeentelijke archieven en voor particuliere archieven bleek een beleid gegolden te hebben van open depot: veel bleek in beheer genomen en niet of nauwelijks geordend. De eerste jaren (toen nog in Helmond) zijn met name benut om die bestanden op te schonen. Een voorzichtige raming van de directeur van het RHCe is dat in de afgelopen 12 jaar ca. 5.000 m1 aan archief vernietigd is.
Antwoord: Conform belofte zijn de meest geraadpleegde bestanden gedigitaliseerd: persoonsinformatie, foto- en filmmateriaal, kranten. Momenteel is het RHCe bezig met de digitalisering van de bouwvergunningen.
Antwoord: Het klopt dat een deel van het archief in Turnhout is opgeslagen. Dit mag omdat het geen materiaal betreft dat aan de voorwaarden van een wettelijk Archiefdepot moet voldoen. Het depot kent overigens uitstekende condities. Volgens informatie van de directeur van het RHCe zijn vooral kranten opgeslagen in afwachting van digitalisering door de Koninklijke Bibliotheek.
Antwoord: Door de directeur van het RHCe is aangegeven dat in zijn algemeenheid zo efficiënt en effectief mogelijk met de beschikbare middelen wordt omgegaan, hetgeen ook blijkt uit de Helmondse bijdrage die na een bedrag van € 552.000,= voor 2013 ramingen kent van € 423.000,= voor 2014, € 408.000,= voor 2015 en € 369.000,= voor 2016.
Antwoord: Een bestuurlijke stuurgroep heeft zich beraden over de forse achterstanden van het eigen gemeentelijke archief van met name Eindhoven en Helmond. Een plan van aanpak hiervoor is inmiddels opgesteld, uitvoering hiervan strijkt zich over meerdere jaren uit.